Advocatenkantoor Hoen is een onafhankelijk kantoor gevestigd
in Wijnjewoude. In deze Privacy Verklaring wordt u geïnformeerd over de
manier waarop binnen Advocatenkantoor Hoen met uw persoonsgegevens
wordt omgegaan. Deze Privacy Verklaring is onder meer van toepassing op
de verwerking van de persoonsgegevens van de contactpersonen bij onze
cliënten, relaties en verwijzers, en ook op de bezoekers aan onze
website www.advocatenkantoorhoen.nl.
Advocatenkantoor Hoen is de verwerkingsverantwoordelijke voor de
verwerking van uw persoonsgegevens. Deze Privacy Verklaring kan
tussentijds worden aangepast, bijvoorbeeld wanneer er aanpassingen zijn
in de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of als dit nodig
is op basis van de wet- en regelgeving.
1. Op wie is deze Privacy Verklaring van toepassing?
Deze Privacy Verklaring is van toepassing op alle personen die deze
website bezoeken of op degenen van wie Advocatenkantoor Hoen in het
kader van juridische dienstverlening persoonsgegevens verwerkt.
Personen van wie Advocatenkantoor Hoen persoonsgegevens verwerkt zijn:
Contactpersonen bij onze cliënten
Contactpersonen bij onze potentiële cliënten
Contactpersonen bij onze relaties
Contactpersonen bij onze verwijzers
Ontvangers van onze uitingen, zoals toekomstige
nieuwsbrieven en uitnodigingen voor bijeenkomsten die door of in
samenwerking met van Advocatenkantoor Hoen worden georganiseerd.
Bezoekers van onze website www.advocatenkantoorhoen.nl
Personen die contact opnemen met Advocatenkantoor Hoen of van wie Advocatenkantoor Hoen persoonsgegevens
verwerkt in verband met de dienstverlening
2. Welke persoonsgegevens verwerkt Advocatenkantoor Hoen van u?
De persoonsgegevens die Advocatenkantoor Hoen van u verwerkt zijn:
Persoonsgegevens die door u aan Advocatenkantoor Hoen
zijn verstrekt
Persoonsgegevens die inzicht geven in het gebruik van onze
website of andere elektronische communicatiemiddelen
Persoonsgegevens verkregen uit ander bronnen
Persoonsgegevens door u verstrekt:
Contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn
ter behandeling van uw zaak door Advocatenkantoor Hoen. Dit zijn
gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en identiteitsdocumenten
Contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op
vragenformulieren of andere webformulieren. De precieze inhoud van de
gegevens hangt af van de inhoud van de vragenformulieren en
webformulieren
Contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken,
bijeenkomsten, seminars etc. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn
zoals vermeld op visitekaartjes
Andere persoonsgegevens die door u worden verstrekt.
Persoonsgegevens die inzicht geven in het gebruik van de website van
Advocatenkantoor Hoen of andere elektronische communicatiemiddelen. Dit
kunnen gegevens zijn zoals:
IP-adres (uniek identificatienummer van uw apparaat wanneer
u verbinding maakt met internet) dat Advocatenkantoor Hoen gebruikt om
inzicht te verkrijgen in uw belangstelling voor onze website
Uw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste
bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bezochte pagina’s en de
wijze waarop door de website wordt genavigeerd
Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
Persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke sociale media
platforms zoals LinkedIn. Dit zijn namen en contactgegevens
Persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van
Koophandel en uit het Kadaster. Dit zijn bijvoorbeeld het KvK nummer en
contactgegevens
Persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites, zoals
bedrijfswebsites.
3. Voor welke doeleinden verwerkt Advocatenkantoor Hoen uw
persoonsgegevens?
Advocatenkantoor Hoen kan uw persoonsgegevens gebruiken voor de
volgende doeleinden:
Om een overeenkomst uit te voeren waarin u Advocatenkantoor Hoen opdracht heeft
verstrekt tot het leveren van juridische diensten
Indien u een zaak in behandeling geeft aan Advocatenkantoor Hoen worden
daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd.
Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de
behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak.
Ook kunnen er gegevens van betrokken partijen verwerkt worden.
Om juridische procedures te kunnen voeren.
Om geleverde diensten te factureren.
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
(WWFT) verplicht advocaten bepaalde informatie in te winnen en vast te
leggen.
Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs
(paspoort).
De Algemene wet Inzake Rijksbelastingen verplicht Advocatenkantoor Hoen
om bepaalde persoonsgegevens te verwerken en te bewaren.
Om contact met u te onderhouden.
Advocatenkantoor Hoen vindt het belangrijk u te benaderen met
informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken worden de
bij ons beschikbare persoonsgegevens gecombineerd en geanalyseerd. Op
basis daarvan wordt bepaald welke informatie en kanalen relevant zijn
en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van
informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties
worden geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens
verwerkt die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd.
Om analyses op te stellen.
Voor het opstellen van analyses worden gebruikt:
Interactiegegevens:
Persoonsgegevens verkregen uit contact tussen Advocatenkantoor Hoen en
u. Bijvoorbeeld over uw gebruik van onze website of ondersteunde
applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er
contact is tussen Advocatenkantoor Hoen en u.
Gedragsgegevens:
Persoonsgegevens die Advocatenkantoor Hoen verwerkt over uw gedrag,
zoals uw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen
bijvoorbeeld worden afgeleid uit uw surfgedrag op onze website of
doordat u informatie heeft aangevraagd. Maar ook via gevoerde inbound
telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie
verkregen via trackingcookies, worden alleen met uw toestemming
verzameld en gebruikt. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken.
Zie ook ons cookie statement
Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken.
Advocatenkantoor Hoen kan cliënten vragen mee te werken aan een
klanttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een online
vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder
klanttevredenheidsonderzoek ontvangt u nadere informatie over de
werkwijze en de manier waarop met de verkregen informatie wordt
omgegaan.
Om de website van Advocatenkantoor Hoen te verbeteren en te beveiligen.
Om gebruikersstatistieken op te stellen.
De gebruikersstatistieken van de website stelt Advocatenkantoor Hoen in
staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de
duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het
click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over
individuele personen. De verkregen informatie wordt gebruikt om de
website van Advocatenkantoor Hoen te verbeteren.
Ter controle van toegang tot het kantoor en ter bescherming van de
veiligheid.
Wanneer u Advocatenkantoor Hoen bezoekt of onze spreekuurlocatie in
Gorredijk, wordt bij aankomst uw naam genoteerd. Ook wordt de
buitenzijde van het kantoor bewaakt door middel van camerabeelden. Dit
is om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om
te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor.
Camerabeelden worden in beginsel na 4 weken vernietigd.
Voor het uitvoeren van audits.
4. Wat is de grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Advocatenkantoor Hoen verwerkt uw persoonsgegevens alleen wanneer dit
is toegestaan op basis van één van de grondslagen uit de AVG.
Advocatenkantoor Hoen baseert zich op de volgende grondslagen:
Toestemming
Advocatenkantoor Hoen vraagt uw toestemming voor deelname aan een
klanttevredenheidsonderzoek.
Advocatenkantoor Hoen vraagt uw toestemming voor het gebruik van
cookies op onze website.
Als uw toestemming is gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u
heeft deze toestemming verleend, dan heeft u ook altijd weer het recht
om deze toestemming in te trekken. Dit kunt u hier doen of door contact
met ons op te nemen.
De verwerking is noodzakelijk voor het sluiten van een overeenkomst of
in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst.
Indien u Advocatenkantoor Hoen een opdracht verleent tot het leveren
van juridische diensten, worden persoonsgegevens verwerkt indien en
voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
Wettelijke verplichting
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
(WWFT) verplicht advocaten. Het gaat daarbij onder andere om een kopie
van een identiteitsbewijs (paspoort).
Advocatenkantoor Hoen mag ook persoonsgegevens verwerken als wij een
gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk
wordt gemaakt op uw privacy. Zo kunnen bijvoorbeeld uw contactgegevens
worden gebruikt om u uit te nodigen voor bijeenkomsten en evenementen.
Ook heeft Advocatenkantoor Hoen een gerechtvaardigd belang als
persoonsgegevens worden gebruikt om met u in contact te komen, wanneer
u ons zelf benadert.
Advocatenkantoor Hoen heeft niet altijd toestemming nodig om u te
benaderen. Wanneer Advocatenkantoor Hoen uw e-mailadres verkrijgt door
het leveren van diensten dan kun Advocatenkantoor Hoen u via direct
marketing gelijksoortige diensten aanbieden. In dit geval heeft
Advocatenkantoor Hoen een gelegitimeerd belang om u deze diensten aan
te bieden.
5. Hoe heeft Advocatenkantoor Hoen uw persoonsgegevens verkregen?
Sommige informatie wordt automatisch verkregen wanneer u onze website
bezoekt. Deze informatie wordt verzameld bijvoorbeeld door middel van
cookies.
Andere informatie verkrijgt Advocatenkantoor Hoen wanneer u deze actief
aan ons verstrekt. Dit is bijvoorbeeld wanneer u een cliënt van ons
bent of wordt, of wanneer u zich aanmeldt voor bijvoorbeeld
bijeenkomsten.
Daarnaast verkrijgt Advocatenkantoor Hoen informatie van derden zoals
persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van
Koophandel en uit het Kadaster, of persoonsgegevens beschikbaar op
openbare zakelijke websites. Ook verkrijg Advocatenkantoor Hoen
informatie van zakelijke sociale media bronnen zoals LinkedIn.
6. Hoe lang bewaart Advocatenkantoor Hoen uw persoonsgegevens?
Advocatenkantoor Hoen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan
noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Tenzij Advocatenkantoor Hoen in verband met wettelijke verplichtingen
uw persoonsgegevens langer moet bewaren:
zal Advocatenkantoor Hoen uw
persoonsgegevens verwijderen als u uw toestemming hebt ingetrokken of
als u voor opt-out heeft gekozen.
zal Advocatenkantoor Hoen uw
persoonsgegevens uiterlijk twee jaar na het beëindigen van onze
zakelijke relatie verwijderen.
Voor de opslagtermijnen van cookies wordt verwezen naar ons Cookie
Statement op de website.
Camerabeelden worden in beginsel niet langer dan 4 weken bewaard.
Bezoekersregistratie wordt zes maanden na datum van verval van het
recht op toegang respectievelijk na datum van het bezoek verwijderd,
tenzij u vraagt om de gegevens langer te bewaren.
7. Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zijn alleen op een "need to know" basis
toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen bij Advocatenkantoor
Hoen.
Buiten de in deze Privacy Verklaring genoemde situaties, zal
Advocatenkantoor Hoen uw persoonsgegevens niet bekendmaken tenzij wij
dat nodig achten om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze of andermans
rechten te beschermen, of om nakoming van deze Privacy Verklaring af te
dwingen.
Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan
-afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij
de behandeling van uw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen
die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.
In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden
verstrekt:
Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw
persoonsgegevens met derden te delen.
Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij en het sluiten
van een overeenkomst.
Indien een rechterlijke uitspraak Advocatenkantoor Hoen verplicht tot
het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan
dienen te voldoen.
Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële
doeleinden.
Hierop bestaat één uitzondering. Wanneer Advocatenkantoor Hoen met een
andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een bijeenkomst
of evenement, organiseert.
In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens
uitgewisseld.
Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een
reorganisatie of fusie of de verkoop van (een deel van) onze
onderneming.
Advocatenkantoor Hoen kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens
dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze
opdracht persoonsgegevens verwerken.
Advocatenkantoor Hoen sluit met deze verwerkers een
verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.
Advocatenkantoor Hoen werkt bijvoorbeeld met dienstverleners die
hostingdiensten leveren.
Verder zijn er ICT-dienstverleners die Advocatenkantoor Hoen
ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze
systemen.
8. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER
De dossiers die door Advocatenkantoor Hoen worden behandeld zijn,
worden vastgelegd en bewaard in Nederland. De daarin opgenomen
persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar landen buiten de Europese
Economische Ruimte (EER), tenzij dit noodzakelijk is voor de
instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Bij het verwerken van uw persoonsgegevens kunnen uw persoonsgegevens
gedeeld worden met derde partijen. Deze partijen kunnen zich bevinden
buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Wanneer van
toepassing, heeft Advocatenkantoor Hoen passende veiligheidsmaatregelen
genomen om de persoonsgegevens te delen.
Advocatenkantoor Hoen kan deze gegevens doorgeven als dit noodzakelijk
is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren
van juridische diensten, of indien dat noodzakelijk is in het kader van
een rechtsvordering waarvoor wij u juridische ondersteuning verlenen.
De verwerker buiten de EER die ons diensten verleent bij het versturen
van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens
ingevuld op de webformulieren op onze website, is gevestigd in de
Verenigde Staten en heeft een registratie voor het EU-US Privacy
Shield. Meer informatie daarover vindt u op:
https://www.privacyshield.gov/welcome
Advocatenkantoor Hoen doet zijn uiterste best om passende technische en
organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen ter bescherming van
verlies, misbruik en wijziging van uw persoonsgegevens waarvoor
Advocatenkantoor Hoen verantwoordelijk is.
Ter beveiliging van uw persoonsgegevens heeft Advocatenkantoor Hoen
onder meer de volgende technische en organisatorische maatregelen
getroffen:
Beschikbaarheid en continuïteit: Advocatenkantoor Hoen doet zijn
uiterste best voor hoge beschikbaarheid en continuïteit van zijn
website en systemen.
Device management en beveiliging: uitsluitend apparaten die door
Advocatenkantoor Hoen worden gemanaged hebben direct toegang tot de
systemen. Apparaten die niet door Advocatenkantoor Hoen worden
gemanaged, hebben geen toegang tot onze systemen.
Fysieke beveiliging: de toegang tot het pand van Advocatenkantoor Hoen
is beveiligd door camerabeveiliging. Alleen daartoe geautoriseerde
personen hebben toegang tot ons pand.
Autorisaties: de toegang tot de systemen van Advocatenkantoor Hoen is
role-based beveiligd.
Monitoring van onze systemen: de systemen van Advocatenkantoor Hoen
worden continue via monitoring door een gecertificeerde derde partij,
gecheckt op verdacht gedrag.
AVG design: Elk nieuw systeem waar Advocatenkantoor Hoen mee willen
gaan werken zal vooraf moeten worden getest of voldaan wordt aan de
principes privacy-by-design en privacy-by-default.
Gegevensbeschermingseffectbeoordelinen (DPIA): voordat Advocatenkantoor
Hoen een nieuw systeem in gebruik nemen zal dat systeem ook worden
onderwerpen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, indien dit
wettelijk vereist is.
Datalekken: gedetecteerde datalekken worden door Advocatenkantoor Hoen
zo snel mogelijk gemeld.
10. Uw rechten
Op grond van de privacyregelgeving heeft u diverse privacy rechten.
U kunt verzoeken om:
inzage in de persoonsgegevens die Advocatenkantoor Hoen van u verwerkt.
uw persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen wanneer u van mening
bent dat de persoonsgegevens die Advocatenkantoor Hoen van u verwerkt
incompleet of inaccuraat zijn.
bepaalde persoonsgegevens van u te wissen.
uw gegevens over te dragen aan een andere partij.
U kunt ook bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens.
Voor meer informatie over de rechten die u kunt uitoefenen op basis van
de privacyregelgeving verwijzen wij u naar de website van de Autoriteit
Persoonsgegevens. Zie deze webpagina voor een overzicht van uw rechten
onder de privacyregelgeving. In voorkomend geval heeft u ook het recht
om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Cookies
Advocatenkantoor Hoen maakt gebruik van cookies op zijn website. Een
cookie is een klein tekstbestand dat door een webbrowser op uw computer
wordt opgeslagen. U kunt het gebruik van cookies blokkeren door de
instellingen in uw webbrowser aan te passen. Dit kan dan echter wel van
invloed zijn op het functioneren van de website. Cookies worden alleen
gebruikt voor het registreren van het aantal bezoekers van
www.advocatenkantoorhoen.nl
12. Websites van derden
De website van Advocatenkantoor Hoen bevat hyperlinks naar websites van
andere partijen en social media buttons. Advocatenkantoor Hoen is niet
verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van
betreffende social media platforms. Evenmin is Advocatenkantoor Hoen
verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op
die websites en social media platforms
13. Onze contactgegevens
Indien u vragen of opmerkingen heeft over de manier waarop
Advocatenkantoor Hoen omgaat met uw persoonsgegevens, kunt u contact
met ons opnemen:
Advocatenkantoor Hoen
Jan Hofswijk 6
9241 HN Wijnjewoude
0516-481171
info@advocatenkantoorhoen.nl
Met dit e-mailadres kunt u ook contact opnemen met onze functionaris
voor gegevensbescherming
Advocatenkantoor Hoen | contact
Jan Hofswijk 6
9241HN Wijnjewoude
tel 0516-481171
fax 0516-712191
www.advocatenkantoorhoen.nl info@advocatenkantoorhoen.nl
